Tietojohtaminen on moniulotteista strategista johtamista. Useissa organisaatioissa matka on vielä alussa, toisissa ollaan edetty pidemmälle. Lue Leena Konosen ajatuksia tietojohtamisesta kevään koulutuksemme tiimoilta!
Kaikki tietojohtamisesta!
Johtamisessa haasteeksi nousee systeemisten toisiinsa vaikuttavien osien yhteen nivominen ja toteutuksen strateginen ja taktinen toimeenpano, kertoi liiketoiminta-analytiikan apulaisprofessori Henri Hussinki Tietojohtaminen ry:n jäsenille kevään koulutuksessa.
Lähtökohtaisesti tieto jaetaan hiljaiseen ja eksplisiittiseen tietoon. Pääosa tiedosta on sanatonta, kokemusperäistä ja sosiaaliseen kontekstiinsa sidottuna sitä on vaikeampi jakaa kuin sanallista, tallennettavissa olevaa eksplisiittinen tietoa. Toinen tapa on esittää tieto pyramidina. Alimpana pohjalla on kohina (noise) ja sen jälkeen nousevasti data, informaatio, tieto ja viisaus. Tietojohtamisen malleista on yleisimmin käytössä resurssiperustainen jaottelu inhimilliseen-, rakenne ja suhdepääomaan ja 95% tutkijoista ajattelee näin. Amerikkalaiset tutkijat ovat laskeneet aineettomia resursseja taseessa. Pääomia arvioitaessa aineettomat resurssit ovat kasvaneet suhteessa fyysisiin tuote tai palveluresursseihin 50 vuoden aikana 17%:sta 84%:iin 2015 mennessä. Michael E. Porterin viiden kilpailuvoiman mallissa tarvitaan runsaasti tietoa, jotta voidaan parantaa yrityksen menestystä ja kilpailukykyä. Robert M. Grantin kehittämässä tietoperustaisessa mallissa tulee täyttyä neljä kriteeriä, tiedolla on ymmärrettävä arvo, aito tieto on harvinaista, tieto on hiljaista ja sosiaalisesti rakentunutta ja tieto on arvokasta omassa kontekstissaan. Jeffrey Pfeffer ja Robert I Sutton nostivat informaatioteknologian roolia ja tietopohjaista päätöksentekoa, jossa ennen tiedon keräämiseen ryhtymistä olisi hyvä olla tiedossa missio ja etenemispolku.
Tietojohtaminen on moniulotteista strategista johtamista
Tietojohtaminen voidaan nähdä myös osana johtamis- ja kilpailuteorioiden kehityskaarta. Tietojohtamisen tehtävänä on muodostaa kokonaiskuva organisaation hallussa olevasta tiedosta ja valjastaa se palvelemaan liiketoimintaa (Harri Laihonen etc.) ja yrityksen arvonluonnin edistämistä kehittämällä järjestelmällisesti tietoprosesseja ja lisäämällä strategisia tietoresursseja (Aino Kianto).
Tietojohtaminen on todella moniulotteista, se ei ole yksiselitteinen johtamismenetelmä tai järjestelmä eikä siihen ole saatavana helppolukuista kaiken kattavaa ohjekirjaa. Tietojohtamisen tulee kattaa ihmiset, prosessit, työkalut ja toimintaympäristö. Tietojohtaminen on kokoelma prosesseja ja niiden johtamista. Prosessien avulla organisaatio kykenee hyödyntämään tietoa arvon luonnissa. Tietoprosesseihin kuuluvat mm. tiedon hankinta, luominen, jakaminen, säilöminen ja levittäminen. Tietojohtamiskäytänteet ovat systemaattisia välineitä strategiseen johtamiseen, tiedon suojaamiseen, tietoperusteiseen henkilöstöjohtamiseen, oppimiskäytäntöihin, tietojärjestelmien hyödyntämiseen ja töiden organisointiin jne.
Millainen on tietojohtamisen toimintamalli ja tyypillinen kehityskaari, onko sellaista?
Tietojohtamiseen paneutuminen aloitetaan perustietämyksen hankinnalla, kirkastamalla omat strategiset prioriteetit ja ongelmat, kartoittamalla avainprosessit ja niiden tiedot sekä vastaamalla itselleen kysymyksiin mitä, kuka ja missä sekä onko tietovajetta? Tietojohtamisen strategian määrittelemisen taustalle tarvitaan KM (Knowledge Management) – arkkitehtuuri, tietoa tietoprosesseista ja KM-käytänteistä. Seuraavana tulisi huolehtia menestystekijöiden määrittelystä, johon kuuluvat mm. kultturelliset tekijät, erilaiset roolitukset ja teknologiset mahdollisuudet. Hyvin valittujen uskottavien mittareiden avulla kyetään jatkuvaan toiminnan parantamiseen.
Lineaarisesta ymmärryksestä sykliseen viitekehykseen
Tietojohtamisen kehittyminen oli pitkään pysähdyksissä, koska se nähtiin lineaarisena suoraviivaisena prosessina, joka eteni omalla painollaan. LUT-yliopistossa on kehitetty syklimäistä viitekehystä, jossa tieto aineettomana pääomana on keskiössä. Seuraavalla kehällä on tietoprosessit ja uloimmalla kehällä tietojohtamisen käytänteitä, strateginen tiedon ja osaamisen johtamisen menettelyitä. Esikuvina ovat toimineet Ikujuro Nonaka ja Hirotaka Takeuchi, Peter M. Senge sekä Thomas H. Davenport ja Laurence Pusak. Näin pyritään kirkastamaan johtamisen roolia ja johtajalle kuuluvien tehtävien kytkemistä KM-arkkitehtuuriin ja toimeenpantaviin tehtäviin.
Tietojohtamisen suuntauksia – Tietoyhteiskuntakaari
Tietojohtamisessa on edetty kolmen vaiheen kautta eksplisiittisen tiedon johtamisesta implisiittiseen eli hiljaisen (tacit) tiedon johtamiseen ja päädytty verkostomaisen ja kollektiivisen tiedon johtamiseen. Tietoyhteiskunnan ajassa päästään ekspotentiaaliselle tasolle. Tieto eroaa kaikista muista resursseista, koska se on ainutlaatuista, arvoa luovaa ja jossa vanhat tuotannon mallit eivät enää päde. Kilpailuetua saadaan vain uutta luomalla. Tietojohtaminen 1990-luvulla oli informaation johtamista ja tietojärjestelmäkeskeistä, kun 2000-luvulle tultaessa ihmiskeskeisyys nousi esille ja fokus oli suorittavan tason tuottavuuden parantamisessa. Tästä on edetty kollektiivisen, hiljaisen, yhteistyö- ja verkostomaisen tiedon johtamiseen.
Tiedolla johtamiseen on uutena suuntauksena tullut dataperusteinen päätöksenteko. Dataa muodostuu organisaation liiketoimintaprosesseissa, laskentatehot ovat kasvaneet ja analytiikan mahdollisuudet kehittyneet. Analytiikan tavoitteena pitäisi olla organisaation päätöksenteon parantaminen, jossa päätökset perustuvat faktaan ja tietoon. Seuraavana on vuorossa analytiikan henkilökohtaistaminen, kun tieto yksilöllistetään ja tuodaan se ihmisten saataville.
Tietotaloudessa arvon luonnin keskiössä on tuotteiden, palveluiden ja prosessien korkea tietosisältö. Tiedosta itsessään on tullut tärkeä tuote. Taloudelliset lainalaisuudet ovat muuttuneet ja tietoa voidaan hyödyntää moniin käyttötarkoituksiin samanaikaisesti. Informaatio ja tieto ovat pääasiallisin alkupanos ja lopputuloksia ovat luovuus, uudet taidot ja digitaalisuus.
Tietotyötä on johdettava ja mitattava erilaisilla välineillä kuin tuotannollista työtä. Tietotalouteen sopivaa johtamista on työntekijöiden valmentaminen ja vastuuttaminen, sillä ongelmat ovat monimutkaistuneet. Osaamisen kehittämisestä tulee pitää hyvää huolta ja ihmisten sisäistä motivaatiota on rakennettava ja luovuutta kannustettava. Hyvään ilmapiiriin, verkostojen ja yhteisöjen luomiseen pitää panostaa. Koneoppiminen puolestaan merkitsee organisaatioiden työn uudistumista ja ihmisille tulee löytää uusia mielekkäitä töitä.
Tietojohtamisen kriittiset menestystekijät
Tietojohtamisessa on useita kriittisiä menestystekijöitä ja hyvällä esimiestyöllä luodaan onnistumisen mahdollisuuksia, kun organisaatiossa osataan innovoida: jakaa ja hyödyntää tietoa. Esimiesten tulee ensisijaisesti pitää ihmisten johtamisesta ja antaa asiantuntijuustilaa muille työntekijöille, aktivoida ja työskennellä yhdessä johdettaviensa kanssa. Strateginen tiedon ja osaamisen johtaminen merkitsevät tiedon hyödyntämistä selkeästi ja suunnitelmallisesti ja tietojohtaminen kuuluu näin kaikille organisaatiossa. Tulevaisuuden tietotarpeita on arvioitava sekä tunnistettava, kuinka organisaation nykyistä tietopohjaa täytyy kehittää tulevaisuutta varten. Myös henkilöstö tulee sitouttaa osallistumaan tietopohjan laajentamiseen ennakoivasti ja ulkoisten signaalien tulkitsemiseen. Oppimiskäytänteissä ja työn organisoinnissa siirretään hiljainen tieto mentoroinnin ja henkilökierron avulla, kohtautetaan ihmisiä sekä luodaan kannustavat olosuhteet. Kerätään ideoita ja perehdytään niihin systemaattisesti. Työstä ja kokemuksesta oppiminen on strukturoitu prosessi, jossa käynnistetään ja tuetaan tietoyhteisöjä.
Tietojärjestelmien hankintaa ja rakentamista ohjaavat oikeat liiketoiminnan tarpeet. Järjestelmiä hyödynnetään mahdollisimman laajasti ulkoisten sidosryhmien kanssa myös kehittäen yhteiskäyttöisiä tietojärjestelmiä ja tietopohjaa. Toiminnassa keskitytään nykyisen ja tulevaisuuden datan hyödyntämiseen sekä analytiikkakyvykkyyden, tulkinnan ja intuition parantamiseen.
Onnistumisen mittaaminen on kriittinen osa organisaation tietojohtamista. Arviointia hankaloittaa, kuinka paljon tietojohtaminen vaikuttaa organisaation suorituskykyyn tai talouden mittareihin. Tietojohtamisessa onnistuakseen tulisi välttää tunnistettuja sudenkuoppia, joista keskeisin on pitkän tähtäimen suunnitelma, sillä alun innostus laantuu helposti edessä olevan mittavan työmäärän edessä. Muutosmatka ei ole helppo, koska ei ole ohjekirjaa, eikä olla valmiita luopumaan vanhoista tavoista tai hierarkioista ja omaksumaan uusia. Uusi tieto ja kyvykkyys rakentuvat vanhan pohjalle, mutta samalla tuhoavat sitä. Tieto liittyy valtaan, se ei ole sosiaalisesti neutraalia, jolloin tiedon panttaamisesta ja oman selustan suojelemisesta on vaikeaa luopua.
Tietojohtamisen tulevaisuuden trendit
Kuljemme kohti automaattisia päätöksiä, ennusteita ja arvioiden automatisointia hyödyntämällä koneoppivia algoritmeja. Tietokoosteita laaditaan enenevässä määrin datamuodossa saatavasta tiedosta. Asiantuntija ja asiantuntijajärjestelmä toimivat parhaimmillaan hyvin yhteen. Ihmistyön korvaaminen robotiikalla nähdään hyvänä mahdollisuutena. Kaikenlainen turhan työn karsiminen on taitavaa tietojohtamista. Ihmiskeskeisellä tietojohtamisella mahdollistetaan innovaatiokeskeisyys. Arvoa ja kilpailuetua tullaan jatkossakin luomaan kompleksisen ongelmanratkaisun, näkemyksellisyyden ja innovaatioiden kautta. Menestyjiä ovat ne organisaatiot, jotka onnistuvat luomaan ja tarjoamaan älyllisesti haastavia ja merkityksellisiä tehtäviä, jotka motivoivat ja voimaannuttavat yksilöä.
Mietteitä lopuksi
Koulutuskokonaisuus oli haastava. Yhdessä päivässä tuli viiden vuoden opintokokonaisuuden keskeisin anti. Oli kuitenkin hienoa, että tällainen pilkahdus meille tarjottiin. Päivään toivat tuulahdukset käytännön esimerkeistä toimialajohtaja Tiina Larsson Keravan kaupungin tuotepohjaisesta suunnittelu- ja seurantaratkaisuista ja operatiivinen johtaja Teemu Naumanen luottamuksen johtamisesta K-market ryhmässä. Koulutuspaketin kanssa saimme myös tuhdin kirjallisuuspaketin, jolla kukin osallistuja voi perehdyttää itseään tietojohtamiseen. Useissa organisaatioissa on matka alussa, prosessin vaiheena voi olla perustietämyksen hankinta, kun toisissa ollaan edetty jo pidemmälle. Valmennuspäivän aikana esiteltiin osa ulkomaisista alan vaikuttajista, näitä löytyy useampia myös Suomesta.
Blogin kirjoittaja Leena Kononen , FM, PD Knowledge Management, on tietojohtamisen vankkumaton puolestapuhuja ja vaikuttaja sekä hallinnon kehittäjä.